WMail 2.2: plata online din email, emailuri în culorile firmei, reguli pe fiecare client și design nou

Plata online, direct din email

Cel mai scurt drum de la factură la încasare este un buton. Din WMail 2.0, emailurile de factură, de scadență și de restanță pot avea un buton „Plătește online”, care duce clientul direct la pagina de plată a firmei dumneavoastră: Netopia, EuPlatesc sau alt procesator cu care lucrați.

Sub buton, două rânduri îi spun clientului exact ce sumă și ce referință să treacă la plată, ca banii să ajungă pe factura potrivită. Butonul se activează separat pentru fiecare tip de email, iar din același loc vedeți emailul exact cum îl primește clientul. Ghidul din aplicație arată pas cu pas cum obțineți linkul de plată.

Reguli pe fiecare client

Nu toți clienții trebuie tratați la fel. Un client cu care aveți o înțelegere specială nu ar trebui să primească notificări de restanță, iar altuia îi ajunge să fie anunțat doar pentru cele mai vechi facturi.

În tabul nou Reguli clienți alegeți, pentru fiecare client, dacă primește notificări de scadență și de restanță și ce facturi intră în restanță: toate, cele mai vechi sau cele mai noi câteva, ori doar cele alese de dumneavoastră. Vedeți pe loc ce ar pleca azi fiecărui client, înainte să plece.

Limba și valuta potrivite fiecărui partener

WMail scrie fiecărui client în limba lui: română, engleză, italiană sau maghiară, cu sumele în lei sau în euro, după țara partenerului din WinMENTOR. Un client din Ungaria primește factura în maghiară, unul din Germania în engleză, cu sumele în euro, fără să setați nimic.

Tabul se numește acum Limba și valută. Excepțiile se schimbă pentru mai mulți parteneri deodată și se salvează o singură dată, iar filtrele arată câți parteneri sunt în fiecare caz.

Nou în 2.2: emailuri în culorile firmei

Emailurile de factură, de scadență și de restanță pot arăta acum ca ale firmei dumneavoastră. Alegeți o culoare, iar toate cele trei machete o folosesc, cu textul ajustat automat ca să se citească bine pe ea.

Subiectul emailului îl scrieți dumneavoastră, pe fiecare tip de email și pe fiecare limbă. Etichete precum [client] sau [luna] se completează singure, așa că fiecare client primește un subiect personal, fără muncă în plus.

Trimitere optimizată și clienți mereu la zi

Când emiteți multe facturi deodată, ele pleacă acum una după alta, cu pauza aleasă la Ritm de trimitere. Serverul de email nu le mai respinge pentru că au venit prea multe în același timp, iar după o oprire mai lungă facturile adunate pleacă pe rând, fără să se piardă vreuna.

Un client poate avea mai multe adrese de email în WinMENTOR, despărțite cu punct și virgulă, și fiecare adresă validă primește emailul. Dacă la ora notificărilor calculatorul era oprit, ciclul ratat pornește singur când acesta revine.

Lista de clienți se recitește din WinMENTOR la intervalul ales de dumneavoastră în Setări → Notificări, de la 15 minute la 4 ore. O adresă corectată în WinMENTOR ajunge în WMail fără repornire, iar butonul Sincronizează aduce lista pe loc.

Toate noutățile, de la 2.0 la 2.2

Design nou

• Prima pagină, refăcută. Sus apar doar lucrurile de știut sau de făcut: un email care nu a plecat, un ciclu de notificări care nu a rulat sau creditul SMS pe terminate, cu legătură spre locul unde se rezolvă.
• Câte un card pe fiecare firmă. Vedeți dintr-o privire ce a plecat azi, când pleacă următoarea notificare și dacă legătura cu WinMENTOR și contul de email funcționează.
• Registrul, mai ușor de citit. Se deschide pe ziua de azi, iar zilele trecute vin la cerere. Fiecare rând spune ce s-a întâmplat: deschis, nedeschis de câteva zile sau netrimis, cu motivul și legătura spre setarea de corectat.
• Setări mai aerisite. Explicațiile stau la semnul de întrebare de lângă fiecare câmp, iar fiecare firmă are un tab General, separat de cont, SMS și texte.

Funcții noi

• Plata online din email. Butonul „Plătește online” în emailurile de factură, scadență și restanță, cu suma și referința de trecut la plată.
• Previzualizarea emailurilor. Vedeți emailul de factură, scadență sau restanță exact cum îl primește clientul.
• Culoarea firmei în emailuri. O singură culoare aleasă pentru firmă, folosită de emailurile de factură, scadență și restanță, cu textul potrivit ca să se citească.
• Subiectul emailurilor. Scris de dumneavoastră, pe fiecare email și pe fiecare limbă, cu etichete care se completează singure.
• Frecvența sincronizării clienților. Alegeți cât de des se recitește lista de clienți din WinMENTOR, de la 15 minute la 4 ore.
• Ultimele șapte zile. Prima pagină arată tot ce a plecat în ultima săptămână, nu doar azi.
• Reguli pe client. Pentru fiecare client: notificări de scadență și de restanță, pornite sau oprite, și ce facturi intră în restanță.
• Ciclurile ratate se văd. Dacă serverul sau calculatorul era oprit la ora notificărilor, prima pagină vă spune.
• Firma nouă, aleasă din WinMENTOR. La adăugare alegeți firma dintr-o listă citită direct din WinMENTOR, cu căutare, apoi completați pe rând taburile ei.
• Ghid pentru SMS-uri. Ajutorul arată pas cu pas cum faceți contul de SMS, cum cumpărați mesaje și cum le legați de aplicație.

Îmbunătățiri

• Raportul de audit, într-o fereastră. Alegeți clientul, perioada și ce intră în raport fără să plecați de pe prima pagină și vedeți dinainte câte comunicări va cuprinde.
• Setările nu se pierd. Cât timp aveți modificări nesalvate, jos apare o bară cu Salvează și Anulează, iar aplicația vă amintește să salvați înainte să plecați.
• Ora și data, alese mai ușor. Ora notificărilor și perioada raportului se aleg din liste în limba română.
• Ajutorul, refăcut. Capitole numerotate, căutare și imagini ale ecranelor noi.
• Ce conține versiunea dumneavoastră. În Setări, la Actualizări, vedeți ce a adus versiunea instalată.
• Facturile pleacă pe rând. Când se emit multe deodată, pleacă una după alta, în ritmul ales, iar serverul de email nu le mai respinge.
• Mai multe adrese pentru același client. Adresele din WinMENTOR se pot despărți și cu punct și virgulă; fiecare adresă validă primește emailul.
• Notificările ratate se reiau. Dacă la ora ciclului calculatorul era oprit, aplicația îl pornește singură când revine.
• Trimiterile nu se mai încurcă. Când două cicluri pornesc la aceeași oră, al doilea își așteaptă rândul în loc să renunțe.

Corecturi

• Lista de clienți la zi. O adresă corectată în WinMENTOR ajunge în aplicație fără repornire.
• Facturi cu același număr în serii diferite. Pleacă fiecare, în loc ca a doua să fie oprită ca dublură.
• Seria și numărul facturii. Apar corect în subiect și în registru, și la seriile din două cuvinte.
• Înștiințările de scadență în registru. Un email trimis pentru mai multe facturi apare o singură dată.
• Clienții care nu au putut fi citiți. Ciclul spune câți au rămas fără înștiințare, în loc să se încheie fără niciun semn.

Ce e bine să faceți după actualizare

Actualizarea se face direct din aplicație, din Setări → Actualizări. Apoi, câteva lucruri care merită făcute:

1. Plata onlineDacă aveți un procesator de plăți, puneți linkul în tabul Plata online al firmei și alegeți în ce emailuri apare butonul.
2. Reguli cliențiTreceți prin lista clienților și opriți notificările acolo unde nu vreți să plece, de exemplu la clienții cu înțelegeri speciale.
3. Limba și valutaVerificați excepțiile: partenerii care trebuie să primească mesajele în altă limbă sau valută decât cea dată de țară.
4. Culoarea și subiecteleAlegeți culoarea firmei și scrieți subiectele emailurilor, ca mesajele să arate ca ale dumneavoastră.

WMail funcționează cu WinMENTOR și necesită modulul DocImpServer. Aveți o idee pentru o funcție nouă? Propuneți-o aici.