Cum trimiți automat facturile pe email din WinMENTOR?
În WinMENTOR, factura se trimite clientului manual: se exportă în PDF și se atașează la un email. Cu extensia WMail, factura pleacă singură pe adresa de email a partenerului din nomenclator, în câteva secunde de la emitere. Aceeași extensie urmărește apoi facturile neîncasate: anunță clientul înainte de scadență și revine cu notificări pentru cele restante, până la plată. Fiecare comunicare rămâne înregistrată, cu status și dovada primirii.
De ce contează ziua în care pleacă factura
O factură trimisă în ziua emiterii începe să curgă spre scadență din prima zi. Una trimisă după o săptămână, la o rundă de „trimiteri restante", scurtează cu o săptămână timpul în care clientul mai poate plăti la termen.
În practică, întârzierile nu vin din rea-voință: factura se pierde între alte sarcini, adresa de email se caută prin nomenclator, iar la 60–80 de facturi pe lună operațiunea devine o jumătate de zi de lucru.
Ce se trimite automat
Factura, la emitere, pe adresa de email a partenerului din WinMENTOR.
Avertizarea înainte de scadență, cu câte zile alegeți și, opțional, în ziua scadenței.
Notificarea de restanță, la intervalul stabilit și peste suma de la care merită insistat, repetată până la încasare.
Sumele, scadențele și datele de contact sunt citite direct din WinMENTOR, deci nu există liste ținute separat, care se învechesc.
Cum dovediți că clientul a primit factura
Pentru fiecare mesaj se vede dacă a plecat, dacă a ajuns și dacă a fost deschis, cu data și ora. Raportul de comunicări adună aceste dovezi într-un document numerotat și tipăribil, utilizabil în recuperarea creanțelor.
Pentru clienții care nu urmăresc emailul, notificările pot pleca și prin SMS.
Mai multe firme și mai multe limbi
Pe aceeași instalare pot fi oricâte firme, fiecare cu adresa de expediere, denumirea, logo-ul și textele proprii.
Limba mesajului — română, engleză sau maghiară — se alege automat după țara partenerului, cu excepții fixate manual acolo unde e nevoie.
Pas cu pas
- Emiteți factura în WinMENTORCa de obicei, fără pași suplimentari.
- Factura pleacă singurăÎn câteva secunde, pe adresa de email a partenerului din nomenclator.
- Clientul e anunțat înainte de scadențăCu numărul de zile stabilit de dumneavoastră.
- Restanțele sunt urmărite până la platăLa intervalul stabilit, peste suma de la care merită insistat.
WMail
Trimiterea automată a facturilor și urmărirea încasărilor
Întrebări frecvente
Trimite WinMENTOR facturile pe email fără o extensie?
WinMENTOR permite exportul facturii în PDF, dar trimiterea pe email și urmărirea scadențelor se fac manual. O extensie precum WMail preia ambele operațiuni, citind datele direct din program.
Ce se întâmplă dacă un client nu are email în nomenclator?
Factura rămâne netrimisă și apare în registrul de trimiteri cu motivul, ca să completați adresa. Restul facturilor pleacă normal.
Pot fi trimise notificări și pentru facturi mai vechi?
Da. Notificările de restanță se aplică tuturor facturilor neîncasate, peste suma și peste vechimea stabilite de dumneavoastră.